兰州石化职业技术大学科研类档案归档实施细则（试行）

为加强学校科研档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）和《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T2-2023）等有关法律法规，结合学校实际，制定本实施细则（以下简称细则）。

一、归档原则

1.本细则所称科研档案是指：列入上级主管部门和学校计划的科研项目，或以学校为主的科研项目，从项目的申请到取得研究成果、结题验收、奖励申报和推广应用的全部过程中形成的具有利用和保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

2.科研档案实行集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围之中，与计划管理、项目管理、成果管理等工作紧密结合。

4.学校科技处分管档案工作的负责人和专(兼)职档案员须认真做好科研档案的收集、整理和归档工作。

二、归档范围及职责

（一）归档范围及责任单位

1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有查考价值和凭证作用。

2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4.多个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一套档案，协作单位保存承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送至主持单位，如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担任务部分的案卷目录提供给主持单位。

5.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结验收、奖励申报、推广应用等方面。（归档范围及保管期限详见附件）。

6.归档的重点是本校承担的科研项目各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

7.学校科技处为科研类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级有关科研的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2.上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

4.重份文件；

5.无查考利用价值的临时性、事务性文件；

6.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

7.校内其他单位发来的文件；

8.与校外单位交换来的材料。

三、收集与归档流程

（一）形成积累

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题负责人在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

2.学校科技处和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

3.档案部门应督促、指导相关人员做好科技文件材料的积累工作。

（二）整理组卷

1.课题完成后，由项目负责人主持立卷，兼职档案员将积累的全部文件材料按要求组织整理好“科研准备工作卷”和“研究实验工作卷”两部分材料，经验收合格并向科技处办理材料归档手续后，才能申请验收或专家评审。项目通过验收后一个月内，应向科技处办理“总结验收卷”的材料归档手续。未办妥文件材料归档移交手续，不予进行科研成果登记与奖励申报。如有“申报奖励、专利工作卷、推广应用工作卷”的文件材料，项目组也应随后及时向科技处归档。

2.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列，正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

3.科研文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的科研文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科研文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。

4.案卷装订要求：拆除卷内文件材料的金属物，对破损的文件材料要进行修补，采用三孔一线法装订。

5.填写卷内目录及备考表，卷内目录应放在卷内材料首页前，备考表放在卷内材料尾页之后。

6.案卷封面编制：

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间--年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据科研类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：由档案馆统一填写。

四、归档时间

科研类项目（课题）档案在完成通过结题验收后两个月内归档；科研综合档案在每年5月底前完成上年度归档。

五、归档要求

1.归档的科研文件材料必须字迹工整、内容详实、格式统一、图样清晰、签审手续完备。

2.科技处向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录（含电子版）及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：科研类文件材料归档范围和保管期限参考表

附件

科研类文件材料归档范围和保管期限参考表

KY11综合

KY12-1科研准备阶段

KY12-2研究实验阶段

KY12-3总结验收阶段

KY12-4申报奖励阶段

KY12-5推广应用阶段