兰州石化职业技术大学基本建设类档案归档实施细则（试行）

为加强学校基本建设档案管理，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建扩建等活动中的作用，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国家质量技术监督局2009.05）、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）、《甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法》（甘档发〔2006〕70号）等法律规范，结合学校实际，制定本实施细则（以下简称细则）。

一、归档原则

1.本细则所称基本建设档案是指：学校在每个建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括项目的提出、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用、维护、改建、扩建等活动中形成的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式载体的文件材料。

2.基本建设档案由档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.基本建设档案严格实行部门立卷归档制度。学校基建部门负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

4.在签订项目设计、施工及监理合同协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。

5.项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。

6.建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本细则的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

7.基本建设档案工作纳入学校相关归档单位工作规划和计划，纳入管理制度，纳入相关基建人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收基建工作的同时，要布置、检查、总结、验收基建档案工作。

二、归档范围及职责

（一）归档范围及责任单位

1.归档主要内容包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面。（归档范围及保管期限详见附件）

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3.学校基建处和后勤部为基本建设类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2.正式施工前的草图，未定型图纸；

3.重份文件和重份图纸；

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

三、立卷与归档流程

基建处要确定一

负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

（一）形成积累

1.项目准备阶段

建设单位（学校基建等部门）负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位提交有关设计基础资料和设计文件。

2.项目施工阶段

项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。

3.项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

（二）整理组卷

1.组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2.项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

3.竣工图的编制要求

3.1竣工图必须做到规格统一、图面整洁、字迹清楚、数字不得涂改、不得用普通红蓝铅笔、圆珠笔或其它易褪色的墨水绘制。

3.2竣工图必须加盖“竣工图”图章，除按图章签字齐备外，每份必须有施工行政和技术负责人审核签名，由上级技术负责人审批并写明开工、竣工，编制完成日期和总册数、本册号、张数。

3.3竣工图一律用新的施工蓝图。凡按图施工的，由施工单位加盖“竣工图”图章，变更较少的可在施工图上进行修改，将更改部分用绘图墨绘制清楚，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“施工图”图章后，即作为竣工图，若有重大的设计变更，应重新按变更情况绘制竣工图，并说明变更原因，在新图上加盖“竣工图”图章，作为竣工图。

4.案卷编目

4.1卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。

4.2卷内目录的编制

卷内目录格式如下:

卷内目录

——序号，应依次标注卷内文件排列顺序；

——文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

——责任者，应填写文件形成者或第一责任者；

——文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

——日期，应填写文件形成的时间-年、月、日；

——页数，应填写每件文件总页数；

——备注，可根据实际填写需注明的情况。

4.3案卷封面的编制

案卷封面的主要内容如下:

——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容；

——立卷单位，应填写负责组卷部门或单位；

——起止日期，应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

——保管期限，依据附件中归档范围和保管期限填写；

——密级，应填写卷内文件的最高密级；

——档号，移交后由档案馆统一填写。

4.4卷内备考表

卷内备考表应标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

5.案卷装订要求

拆除卷内文件材料的金属物，采用三孔一线装订，图纸可不装订，但同一项目应统一。

四、归档时间

基建档案在项目正式通过竣工验收后三个月内向学校档案馆办理档案移交。

五、归档要求

1.要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门须进一步整理至符合要求才能移交归档。

2.学校基建部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子版全文同时归档。打印归档移交目录一式两份，连同纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：基本建设类文件材料归档范围和保管期限参考表

附件

基本建设类文件材料归档范围和保管期限参考表

JJ11综合

JJ12-1可行性研究

JJ12-2设计基础

JJ12-3设计文件

JJ12-4工程管理文件

JJ12-5工程施工

JJ12-6竣工验收

JJ12-7基建财务、器材管理

JJ12-8生产技术准备、试生产

JJ12-9监理文件材料