兰州石化职业技术大学仪器设备类档案归档实施细则（试行）

为加强学校仪器设备档案管理，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国家质量技术监督局2009.05）等法规规定，结合学校实际，制定本实施细则（以下简称细则）。

一、归档原则

1.本细则所称的仪器设备类档案是指：各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

2.仪器设备档案是仪器设备在接收、使用、维修和改进工作中的真实记录，是国家的重要技术储备，是重要的科技信息资源，必须实行集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.仪器设备档案的归档工作纳入学校相关各单位、各部门工作规划和计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围。学校设备管理部门在布置、检查、总结、验收设备工作的同时，要布置、检查、总结、验收设备档案的归档工作。

4.仪器设备类档案严格实行部门立卷归档制度。学校设备管理部门（国有资产管理处）及仪器设备保管使用部门分管档案工作的领导和专(兼)职档案员要认真做好仪器设备类档案的收集、整理和归档工作。

5.价值10万元以上的大型或较大型设备文件材料由学校档案馆负责归档，价值10万元以下的设备文件材料由设备使用单位负责归档。

二、归档范围及职责

（一）归档范围及责任单位

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的仪器设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等，归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。（归档范围及保管期限详见附件）

5.学校国有资产管理处、设备保管使用单位为仪器设备类档案的具体责任单位，要按照各自归档范围做好设备文件的收集、整理和归档工作。

（三）不归档范围

1.上级普发（非专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的管理性文件材料；

3.未生效的合同、协议书；

4.重份文件及校内单位发来的文件；

5.无查考价值的一般性函件；

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门（国有资产管理处）负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。

2.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门（国有资产管理处）。

3.档案馆负责指导、监督、协助国有资产管理处、设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作。

（二）整理组卷

1.根据设备文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每项设备的文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一卷或若干个案卷。

2.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理好后，放在每项设备文件材料的前面，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次排列。

3.拆除案卷内的金属物，用线装订，对破损的文件材料要进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

4.案卷编目

4.1卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。

4.2卷内目录的编制

卷内目录格式如下:

卷 内 目 录

——序号，应依次标注卷内文件排列顺序；

——文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

——责任者，应填写文件形成者或第一责任者；

——文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

——日期，应填写文件形成的时间-年、月、日；

——页数，应填写每件文件总页数；

——备注，可根据实际填写需注明的情况。

4.3案卷封面的编制

案卷封面的主要内容如下:

——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容；

——立卷单位，应填写负责组卷部门或单位；

——起止日期，应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

——保管期限，依据附件中归档范围和保管期限填写；

——密级，应填写卷内文件的最高密级；

——档号，移交后由档案馆统一填写。

4.4卷内备考表

卷内备考表应标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

5.案卷装订要求

拆除卷内文件材料的金属物，采用整卷三孔一线装订。

四、归档时间

仪器设备类档案在完成验收后3个月内归档。

五、归档要求

1.要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.仪器设备管理部门（国有资产管理处）在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子版全文同时归档。打印归档移交目录一式两份，连同纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：仪器设备类文件材料归档范围和保管期限参考表

附件：

仪器设备类文件材料归档范围和保管期限参考表

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