兰州石化职业技术大学出版物类档案归档实施细则（试行）

为加强学校出版物档案管理工作，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27令）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国家质量技术监督局2009.05）等法律法规，制定本实施细则（以下简称细则）。

一、归档原则

1.本细则所称的出版物档案是指：本校自行编辑出版的校报和学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

2.出版物类档案由校档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.出版物类档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分。出版物类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入出版编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。

4.出版物类档案严格实行部门立卷归档的制度。宣传部、高等职业教育研究院要各有一位负责人分管出版物类档案工作，并确定专(兼)职档案员认真做好出版物类档案的收集、整理和归档工作。

二、归档范围及职责

（一）归档范围及责任单位

1.归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的出版类文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的出版类文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

4.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容（详见附件）。

5.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

6.党委宣传部、高等职业教育研究院为出版物类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级机关有关出版的普法（非专指高校）、不办的文件；

2.未生效的合同、协议书；

3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4.重份文件及校内单位发来的文件

5.无查考价值的事务性、临时性函件；

6.校外单位交换来的材料。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集、整理放入材料积累袋内，保证材料的完整、准确、系统。

2.出版物出版后，责任编辑必须将样书、审核材料等归档材料加以整理，按自然联系，进行系统排列、编好卷内目录，拟定标题，经部门负责人审查后，由专（兼）职档案员系统整理并移交档案馆。

（二）整理组卷

1.期刊。以期刊名称立卷，一般一期刊物及其审核单、原稿组成一卷，出版本在前，审核单、原稿在后。

2.校报。按年度立卷，可按时间顺序(如年、季或月)和重要程度，把稿件分别立卷，出版本可按时间顺序订成合订本。

3.跨年度的出版档案，在出版的年度立卷。

4.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右下角，背面在左下角。

5.填写卷内目录及备考表，卷内目录应放在卷内材料首页前，备考表放在卷内材料尾页之后。

6.出版刊物以刊名加刊期为标题。

四、归档时间

出版物类档案在每年5月底前完成上年度归档工作。

五、归档要求

1.移交的出版物文件材料应完整、齐全、符合要求。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.出版、编辑部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子版全文同时归档。打印归档移交目录一式两份，连同纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：出版物类文件材料归档范围和保管期限参考表

附件：

出版物类文件材料归档范围和保管期限参考表

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