第一条 声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校管理、教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展面貌，具有重要的查证作用和历史参考价值，为加强对我校声像档案的管理，更好地发挥其作用，制定本办法。
第二条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体（照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、磁盘、光盘、硬盘等）和配套文字材料，均属声像档案材料。
第三条 声像档案材料实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
第四条 声像档案属于特殊载体档案，其记录形式以及制作方法，保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理、特殊管理和特殊利用。
第五条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备方面要予以保证。
第六条 声像档案的归档范围：
（一）党政活动类
1.历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会等党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面，领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。
2.校庆、历年教师节、重大纪念日等重要声像材料。
3.建校以来主要领导任职期间的工作照，参加教学、科研等活动的声像材料。
4.省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面（包括视察、座谈等）的声像材料。
5.校内民主党派的重大活动的声像材料。
6.国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。
7.本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。
8.其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料。
（二）教学类
1.开学及毕业典礼，领导、来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料。
2.历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。
3.培训班声像材料。
4.知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课、学生听课、实验、电化教育等声像材料。
5.学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动的场面材料。
6.奖学金设立及颁奖大会的场面材料。
7.其它有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料。
（三）科研学术类
1.重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。
2.著名专家来校作学术报告的声像材料。
3.学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。
（四）外事活动类
1.外国友人、各种代表团来校参观访问及赠送礼品的声像材料。
2.与国外学校签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。
3.外籍教师在校教学、生活的声像材料。
4.在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。
5.本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的声像材料。
（五）文体类
1.历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。
2.校运动队参加各级运动会合影、获奖情况等材料。
3.教职工、学生参加体育运动项目的训练、比赛场面材料。
4.外单位来校的比赛、表演等场面材料。
5.学校举办的书画、摄影、图片等展览。
6.各种文艺团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。
（六）校园建设类
1.学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、大楼、校牌等建筑物和校园风光。
2.学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。
（七）获奖类
1.教学活动中获得的奖状及奖品照片。
2.科研项目成果获奖的奖状及奖品照片。
3.学校产品获奖的奖状照片。
4.各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。
5.劳动模范先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。
（八）人物类
1.历任校长、党委书记及名人的声像材料。
2.国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。
第七条 归档方法和时间
（一）照片以宣传部为主，上年的材料拍摄后应将照片、底片整理齐，写好说明文字，于每年的5月底前向校档案馆归档。
（二）毕业生合影照由校各学院负责，拍摄后注明所在学院、专业、班级、学生姓名和所在位置，整理好在当年的9月底前向校档案馆归档。
（三）其他部门拍摄的照片，整理后及时交本部门兼职档案员，由兼职档案员在本部门归档时向校档案馆归档。
（四）录像、录音带由宣传部负责。要配有文字说明，文字说明的内容包括时间、地点、事由、人物、背景、制作单位及人员。
（五）声像档案形成部门应该在规定时间向档案馆移交声像档案材料，填写移交目录一式两份，写明声像材料的名称、数量、移交时间等，交接双方签字后各执一份备查。
第八条 声像档案的保管和利用
（一）在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防潮、防霉、防磁、防光、防火、防鼠、防蛀等。录音带、录像带、光盘、硬盘应放在专用柜内。
（二）声像档案管理人员应对声像档案定期检查，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。声像档案原则上不进行销毁。
（三）声像档案未经鉴定和批准，不得私自消磁和涂改。如需复制，除形成部门外应办理批准手续。
（四）档案馆按照学校档案利用制度，编制有关检索工具，积极提供利用，为学校的各项工作服务。