第一条 为加强学校实物档案的管理，有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合学校实际，制订本办法。
第二条 实物档案是指以物质实体为载体，反映学校教学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌，对学校和社会具有珍藏价值的各种有形物品。各单位要认真做好实物档案的归档工作，确保学校实物档案按时归档和完整保存。
第三条 实物档案的归档范围和保管期限
（一）奖品实物档案
本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）字画实物档案
上级领导、国内外知名人士来校视察、指导、考察工作或出席在学校召开的各种重要国际、国内学术会议的题词、题字、作画、赠言、手迹、重要会议签到册等。
（三）纪念品（礼品）实物档案
境内外友好单位、友好人士及校友赠送给学校的锦旗、牌匾、纪念品等；学校在公务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品和纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。
（四）印信实物档案
机构变更或撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。
（五）其他实物档案
举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票等。学校在建设发展过程中具有纪念意义的物品，包括学校建校以来使用过的学校牌匾、学校各个历史时期的证件和徽章样品等，如：工作证、学生证、毕业证、学位证、借书证、校徽、纪念章、纪念册以及其他证书等。
实物档案一般比较珍贵，应永久保存。
第四条 实物档案的归档原则及要求
（一）凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
（二）任何单位或个人不得将应归档的实物档案据为己有或转送他人。
（三）凡归档的实物要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时进行说明；奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
（四）学校和各部门不同时期的印章，在印章停止使用后由相关部门统一造册、截角并移交校档案馆保存，归档时应附上印模（一式两份）。
（五）各部门应按归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交校档案馆保存。校庆及我校各种重大活动中接收或者形成的实物，由活动组织单位在活动结束后一个月内移交校档案馆保存。
（六）实物档案移交校档案馆时需要按要求填写移交目录（一式两份），注明实物名称、实物类别、实物形成单位以及移交时间等事项，并经交接双方签字盖章后留存备查。
第五条 实物档案的保管
（一）归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件），归档实物可按物品种类分类。
（二）在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号。
（三）归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。
（四）实物档案应专库或者专柜保管，可按载体形式分类存放。保存实物档案的库房要有必要的防护安全措施，库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等措施，注意避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
第六条 实物档案的利用
（一）档案馆馆藏实物档案，原则上不予外借，如有特殊需要，经归档单位和档案馆负责人共同签字，办理相关借出手续，但借出时间不得超过一年。若到期需要续借的，利用单位必须在每年十二月份与校档案馆办理续借手续。逾期不办理续借手续的，档案馆有权收回借出的实物。
（二）借出的实物档案，使用单位应负责妥善保管，不得转借，不得污损、破坏或者遗失实物。如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，按《档案法》有关规定给予处罚。
（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。
第七条 本办法由学校档案管理部门负责解释。