兰州石化职业技术大学电子文件归档与管理暂行办法（试行）

第一章 总  则

第一条 为了适应学校信息化建设需要，规范我校形成的电子文件的归档与集中管理工作，维护电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等有关法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 基本术语解释

（一）电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

（二）电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

（三）元数据：描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

（四）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（六）真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。

（七）完整性：电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

（八）可用性：电子文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。

（九）可靠性：电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

（十）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（十一）业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。如办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

（十二）电子档案管理系统：对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

（十三）采集：对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。

（十四）归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

（十五）移交：按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。

（十六）转换：在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

（十七）迁移：在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

第二章 管理体制和职责

第三条 电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责。为保证电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性，各单位要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题，要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作，要将电子文件的管理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。

第四条 学校各单位（部门）在教学、科研、管理等职能活动中直接产生的、具有查考利用价值的电子文件均应列入收集归档范围。电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件等。

第五条 档案馆负责对电子档案日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作；负责制定电子文件归档与电子档案管理制度；提出业务系统电子文件归档功能要求；负责电子档案管理系统的建设和应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。

第六条 归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备政治业务素质较高的相关专业技术人员管理电子档案，同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。并要配备安装电子文档管理系统软件，管理归档的电子档案。

第三章 电子文件的收集

第七条 电子文件收集积累的类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

2.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。

（二）电子文件信息类型：

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，归档后档案馆要全部用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

8.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

（三）电子文件载体类型

目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。

第八条 各单位对收集积累的电子文件应定期制作备份，并定期拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管，归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第九条 对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应同专用软件一并收集归档。

第四章 电子文件归档

第十条 电子文件归档实行“双轨制”，即电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容和相关描述上保持一致。

第十一条 电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

（一）逻辑归档：具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位，可以直接向校档案馆实施逻辑归档，其基本要求是：

1.电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。

2.档案馆电子文档管理员要会同各单位计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

3.网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

4.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

5.局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

6.电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

7.各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案馆移交归档。

（二）物理归档：各单位电子文件承办人要及时将应归档的电子文件光盘或软盘，向各单位电子文件管理员实施物理归档。物理归档的基本要求是：

1.各单位兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件管理员共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。

2.电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

3.各单位办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

4.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

5.电子文件承办人在向本单位电子文件管理员归档时，应以磁盘为单位填写《归档电子文件登记表》，与盘片一同交给电子文件管理员归档。

第十二条 电子文件的归档范围参照纸质文件归档范围，与之相应的软件、背景信息、元数据一同归档，以确保归档电子文件的完整性。

第五章 电子文件的移交

第十三条 电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。

第十四条 档案馆接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

检验项目如下：

1.载体有无划痕，是否清洁；

2.有无病毒；

3.核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5.对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填入《归档电子文件登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由校档案馆保存。

第六章 归档电子文件的整理

第十五条 归档电子文件的整理

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。

（三）电子文件的分类方案按《兰州石化职业技术大学档案实体分类方案》等规定编制实体分类号。

（四）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链接文件；D-数据库文件；P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号-文件件号。

把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，要将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第十六条 电子文件保管期限参照学校关于纸质档案保管期限的有关规定执行，电子文件的背景信息与元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

第七章 电子档案的保管、利用、统计

第十七条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

第十八条 接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

第十九条 出现以下但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：

（一）电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换；

（二）因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；

（三）支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；

（四）电子档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。

第二十条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十一条 磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十二条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃-20℃；相对湿度控制在35%-45%，距离强磁场10米以上。

第二十三条 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

第二十四条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁，需请有关部门和档案部门审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。

第二十五条 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十六条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十七条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附件：1.归档电子文件登记表

                2.归档电子文件迁移登记表

附件1

归档电子文件登记表

形成部门（盖章）：                   部门领导签字：

注：1.“文件类型”栏请用代码填写：如文件类有：DOC、TXT、PDF，数据库有：DBF、XLS等，图像类型有：JPG、TIF等，视频类有：MPG、AVI等等。2.如归档电子文件类型是非通用格式文件，需将生成该电子文件的专用软件和专用软件使用说明一并归档，并填入上述归档电子文件登记表内。

附件2

归档电子文件迁移登记表