为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学、科研、管理及其他各项工作服务。根据《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）要求，结合我校档案工作实际，制定本方案。
类目设置及标识
类目设置力求相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变；统计类目之间的排列顺序按照习惯，综合类在前，专题类在后，层层隶属，符合逻辑。
一级类目的设置与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际，确定十个一级类目，其名称、标识符号主要如下：
1.党群（DQ）主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2.行政（XZ）主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。
3.教学（JX）主要包括在教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4.科研（KY）主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5.基本建设（JJ）主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
6.仪器设备（SB）主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
7.出版物（CB）主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
8.财会（CK）主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
9.声像（SX）主要包括教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的照片、录音带、录像带、缩微胶片、磁盘、光盘等声像材料。
10.实物（SW）主要包括学校停用印章、牌匾、奖杯、锦旗和名人字画等实物性资料。
二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识均采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，不能用10、20……等带“0”的数字。
三级类目的设置与标识
三级类目是对二级类目的细分，根据我校档案实际情况，只有个别大类内的二级类目扩展到三级类目，三级类目的标识方法和符号与二级类目相同。
档号的编制
档号的编制原则
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，采用分级断号开放性编号方法。
档号的结构和标识
档号=年度号+分类号+案卷号
年度号是由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，由一、二、三级类目代号组成。
案卷号是指同一类目下的案卷顺序编号。是所选择的分类号中最下位类顺序编号，编号时可适当注意某个方面的条理性。如：同是行政类人事卷，可按人事调配、劳动工资、师资管理、职称管理的顺序编号。案卷号不限级数。
档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“-”连接。
如：2016年内容是党委组织第2号卷的档案，可标为：2016-DQ13-02。
各类档案的实体分类
（一）党群DQ
DQ11党务综合
DQ12纪检
DQ13组织
DQ14宣传教育
DQ15统战
DQ16工会
DQ17团委
（二）行政XZ
XZ11行政综合
XZ12人事
XZ13监察、审计
XZ14武装、保卫
XZ15后勤
XZ16国资
XZ17档案、图书、文博
XZ18网络信息
XZ19离退休
（三）教学JX
JX11综合
JX12学科与实验室建设
JX13招生
JX14学籍管理
JX15课堂教学与教学实践
JX16学位工作
JX17毕业生工作
JX18教材
（四）科研类KY
KY11综合
KY12-[n]科研项目类，按科研项目设置类目，其中n=项目1,2,3……
（五）基本建设类JJ
JJ11综合
JJ12-[n]基建项目类，按单项工程设置二级类目，其中n=项目1,2,3……
（六）仪器设备类SB
SB11综合
SB12-[n]按仪器设备种类或型号设置二级类目，n=型号1,2,3……
（七）出版物类CB
CB11综合
CB12校报
CB13刊物（扩展到三级类目）
11《XXXX》
12《XXXX》
……
CB14书籍
CB15音像
（八）财会类CK
CK11综合
CK12会计报表
CK13会计账簿
CK14会计凭证
CK15工资清册
（九）声像类SX
SX11综合
SX12照片
SX13录音带
SX14录像带
SX15幻灯片
SX16磁盘
SX17影视胶片
SX18缩微胶片
SX19光盘
（十）实物类SW
SW11综合
SW12奖状、荣誉证书
SW13奖杯、奖牌、锦旗
SW14礼品、纪念品
SW16印章
SW17其他