我国颁发的《电子文件管理暂行办法》结合电子文件的特性,给出电子文件如下定义:“电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
电子文件有下列特点：
第一，信息的非人工识读性；
第二，系统依赖性；
第三，信息与特定载体之间的可分离性；
第四，信息的易变性；
第五，信息存储的高密度性；
第六，多种信息媒体的集成性。
一份完整的电子文件应该具备内容、结构、背景三要素：
第一，内容。指的是文件中所包含的表达作者意图的信息。
第二，结构。指的是文件内容信息的组织方式和表达方式,组织方式如正文和附件,表达方式如格式、载体等。
第三，背景。指文件所处的环境。文件的背景信息包括文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、文件的技术环境等。
以电子邮件为例,电子邮件中请示的具体事项是其内容;附件是其结构信息;发送时间、发信人地址、收信人地址等是其背景信息,部门领导的回复邮件构成该请示邮件的文件关系背景。